Policy per il trattamento dei dati personali, immagini e video

Scambieuropei ETS — Versione 1.2 Data di adozione: marzo 2026

1. Finalità e ambito di applicazione

La presente policy disciplina la raccolta, l’utilizzo e la pubblicazione di immagini, video e dati personali (inclusi nome e cognome, data di nascita, nazionalità e indirizzo email) da parte di Scambieuropei ETS (di seguito “l’Associazione”), sia nei canali di comunicazione interni che esterni, inclusi sito web, newsletter e profili social media ufficiali.

Si applica a tutte le persone che prendono parte a progetti organizzati o co-organizzati da Scambieuropei ETS, inclusi volontari, collaboratori, dipendenti, organi direttivi e partecipanti alle attività.

2. Consenso e base giuridica (GDPR)

In conformità al Regolamento UE 2016/679 (GDPR), la pubblicazione di immagini e video che ritraggono persone fisiche identificabili, nonché l’utilizzo di dati personali quali nome e cognome, data di nascita, nazionalità e indirizzo email, richiede una base giuridica valida. Per l’Associazione questa coincide, nella generalità dei casi, con il consenso esplicito dell’interessato.

Regole operative:

Prima di fotografare o riprendere persone durante eventi, attività o iniziative, è necessario raccogliere il loro consenso informato tramite il form di conferma partecipazione, che include un link alla presente policy.
Per i minori di 18 anni il consenso deve essere rilasciato da un genitore o tutore legale.
Il consenso deve specificare le finalità di utilizzo (es. comunicazione istituzionale, social media, rendicontazione Erasmus+, materiale promozionale) e può essere revocato in qualsiasi momento.

Casi particolari:

Le riprese effettuate in luoghi pubblici durante eventi aperti al pubblico possono non richiedere consenso individuale qualora i soggetti non siano identificabili o siano ripresi in modo del tutto accessorio rispetto alla scena.

3. Destinatari del trattamento

I dati personali (nome e cognome, data di nascita, nazionalità, indirizzo email) e i materiali audiovisivi raccolti dall’Associazione possono essere condivisi con i seguenti soggetti, nei limiti strettamente necessari alle finalità di progetto:

Erasmus+ Webgate ed Erasmus+ Results Platform, nel caso in cui vengano caricati dati, risultati o immagini relativi a progetti finanziati dal programma Erasmus+;
Agenzia Italiana per la Gioventù (AIG), quale agenzia nazionale di riferimento per i progetti Erasmus+ in Italia;
Directorate-General for Education and Culture (DG EAC) della Commissione Europea, alla quale le piattaforme Erasmus+ e l’Agenzia Italiana per la Gioventù trasmettono i dati nell’ambito delle proprie obbligazioni istituzionali e convenzionali.

Il conferimento dei dati a tali soggetti è necessario per la corretta gestione, rendicontazione e disseminazione dei progetti. I partecipanti ne sono informati al momento della raccolta del consenso.

4. Utilizzo sui social media

Scambieuropei ETS gestisce i propri canali social (es. Facebook, Instagram, LinkedIn, YouTube) in modo coerente con i propri valori e nel rispetto della dignità delle persone ritratte.

Linee guida per la pubblicazione:

Pubblicare solo immagini e video per i quali è stato ottenuto il consenso o che siano privi di soggetti identificabili.
Evitare contenuti che possano risultare lesivi della reputazione, della privacy o della dignità di chiunque.
Qualsiasi contenuto pubblicato deve essere coerente con la missione e l’immagine pubblica dell’Associazione.

Segnalazioni e rimozione:

Chiunque ritenga che un contenuto pubblicato violi la propria privacy o il proprio diritto all’immagine può richiederne la rimozione scrivendo a [email protected]. Scambieuropei ETS provvederà alla verifica e, se del caso, alla rimozione entro 72 ore dalla segnalazione.

5. Responsabilità nei progetti con organizzazioni partner

Nei progetti Erasmus+ e in tutte le attività che coinvolgono organizzazioni partner, Scambieuropei ETS raccomanda che ogni organizzazione raccolga il consenso dei propri partecipanti prima della condivisione di immagini, video o dati personali.

Quando agisce come sending organization, Scambieuropei ETS si impegna a raccogliere il consenso dei propri partecipanti prima della partenza. Quando agisce come hosting organization, si affida in buona fede alla correttezza dei partner nell’aver adempiuto ai propri obblighi in materia di privacy.

6. Consenso dei partecipanti ai progetti

Le condizioni relative all’utilizzo di materiali audiovisivi e al trattamento dei dati personali sono comunicate a ogni partecipante tramite il form di conferma partecipazione, che include un link alla presente policy. La risposta di accettazione da parte del partecipante — anche via email — costituisce consenso esplicito ai sensi del Regolamento UE 2016/679 (GDPR) ed è conservata agli atti dell’Associazione.

Per i minori di 18 anni, l’accettazione deve provenire da un genitore o tutore legale.

Materiali audiovisivi. Durante le attività potranno essere scattate fotografie, registrati video e audio. Tali materiali potranno essere utilizzati da Scambieuropei ETS per finalità di documentazione del progetto, disseminazione delle attività, promozione del programma Erasmus+ e rendicontazione verso le autorità competenti. I materiali non saranno utilizzati per scopi commerciali.

Dati personali. I dati personali raccolti (nome e cognome, data di nascita, nazionalità, indirizzo email) saranno trattati esclusivamente per finalità di gestione del progetto, rendicontazione e disseminazione, nel rispetto del Regolamento UE 2016/679 (GDPR) e della normativa nazionale applicabile. I dati potranno essere trasmessi ai soggetti indicati nella sezione 3 della presente policy.

7. Conservazione e cancellazione dei dati

Le immagini e i video sono conservati per un periodo massimo di 10 anni dalla data di produzione, salvo revoca anticipata del consenso da parte dell’interessato.

I dati anagrafici (nome e cognome, data di nascita, nazionalità, indirizzo email) sono conservati per il tempo strettamente necessario alle finalità per cui sono stati raccolti.

I form di conferma partecipazione e le email di accettazione sono conservati per tutta la durata dell’utilizzo del materiale e per i successivi 5 anni, a titolo di documentazione.

8. Diritti degli interessati

In conformità al Regolamento UE 2016/679 (GDPR), ogni interessato ha il diritto di:

Accedere ai propri dati personali e ottenere copia degli stessi;
Rettificare dati inesatti o incompleti;
Cancellare i propri dati (“diritto all’oblio”), nei casi previsti dalla normativa;
Limitare il trattamento dei propri dati in determinate circostanze;
Opporsi al trattamento per motivi legati alla propria situazione particolare;
Richiedere la portabilità dei dati in formato leggibile da dispositivo automatico.

Le richieste possono essere inviate a [email protected]. Scambieuropei ETS risponderà entro 30 giorni dalla ricezione, come previsto dal GDPR.

9. Responsabilità interna

Il/la Responsabile della Comunicazione (o figura designata dal Consiglio Direttivo) sovrintende all’applicazione della presente policy e funge da punto di riferimento per qualsiasi dubbio o segnalazione.

Il/la Responsabile della Protezione dei Dati (DPO, se nominato) è consultato per le questioni attinenti al trattamento dei dati personali.

10. Aggiornamenti

La presente policy è soggetta a revisione periodica, almeno ogni due anni, o in seguito a significative modifiche normative o organizzative. La versione vigente è sempre disponibile sul sito web ufficiale e comunicata ai partecipanti tramite il form di conferma partecipazione.

Per informazioni o richieste: [email protected] — Scambieuropei ETS, V. Lanzarini 11/C, 40127 Bologna