La presente informativa ha lo scopo di descrivere in modo chiaro e trasparente le condizioni di partecipazione al progetto. La sottoscrizione implica la lettura, la comprensione e l’accettazione integrale di quanto segue.
1. Partecipazione completa
Il partecipante si impegna a:
- Prendere parte attiva a tutte le attività previste dal progetto, senza eccezioni, incluse riunioni preparatorie, attività di valutazione e disseminazione successive, adottando un atteggiamento proattivo.
- Contribuire al processo di disseminazione compilando il Report Individuale ricevuto via email, condividendo l’esperienza formativa tramite piattaforme online o eventi fisici e fornendo evidenze delle attività svolte entro le scadenze stabilite.
- Rispondere tempestivamente alle comunicazioni degli organizzatori.
- Mantenere un atteggiamento collaborativo e positivo durante tutta la durata del progetto.
- Informare immediatamente il group leader o gli organizzatori in caso di ritardo o impossibilità a partecipare.
- Provvedere autonomamente a dotarsi di tutta la documentazione richiesta (es. passaporto, visti, tessera sanitaria europea, certificati sanitari, vaccinazioni, patente internazionale, ecc.).
- Sollevare Scambieuropei ETS da qualsiasi responsabilità civile o penale connessa alla verifica dell’idoneità psico-fisica alla partecipazione al viaggio e al soggiorno.
2. Costi di viaggio e rimborso
- Le spese di viaggio saranno rimborsate entro un massimale stabilito secondo le linee guida del Programma Erasmus+ dell’anno corrente e indicato nell’Infopack.
- I biglietti devono essere approvati preventivamente dall’associazione organizzatrice; in assenza di approvazione il rimborso può essere negato.
- Eventuali costi eccedenti il budget, giorni di viaggio aggiuntivi e assicurazioni restano a carico del partecipante.
- In caso di mancata partenza, le spese di viaggio non saranno rimborsate.
3. Documentazione per il rimborso
- Il partecipante deve trasmettere tutti i documenti originali (biglietti, carte d’imbarco, fatture, ecc.) entro un massimo di 15 giorni dalla fine della mobilità, secondo le modalità richieste.
- La mancata presentazione, la perdita dei documenti o il ritardo nell’invio comportano la perdita del diritto al rimborso.
4. Assicurazione e responsabilità
- Scambieuropei ETS fornisce una copertura assicurativa per la durata della mobilità, valida per le attività previste.
- Scambieuropei ETS e i partner non sono responsabili per:
- Danni, infortuni o incidenti non direttamente collegati alle attività progettuali o derivanti da comportamenti non diligenti.
- Danni causati dal partecipante a terzi.
- Smarrimento o furto di effetti personali.
- Contratti di viaggio stipulati con terze parti.
- In assenza di assicurazione specifica, il partecipante si assume integralmente ogni costo.
5. Preparazione e materiali
- Il partecipante si impegna a leggere attentamente l’Infopack e a preparare eventuali materiali richiesti.
- È richiesta una conoscenza della lingua inglese adeguata alla comunicazione durante le attività.
- Il partecipante accetta di documentare l’esperienza (foto, contenuti scritti) e di condividere tali materiali con Scambieuropei ETS anche per finalità promozionali.
6. Codice di condotta
- Il partecipante dichiara di non beneficiare contemporaneamente di altre borse Erasmus+.
- Tutti devono rispettare dignità, valori, religione e cultura altrui, senza discriminazioni di alcun tipo.
7. Consenso all’uso di immagini e media
- Il partecipante autorizza l’acquisizione e l’utilizzo di foto, video e registrazioni audio nel rispetto della normativa vigente (D.Lgs. 196/2003 e Regolamento UE 2016/679).
- I materiali potranno essere utilizzati per finalità informative, educative e promozionali su siti web, social media e altri canali, escluso qualsiasi uso commerciale.
- Il materiale sarà conservato negli archivi informatici dell’associazione.
- Il partecipante solleva Scambieuropei ETS da responsabilità relative a eventuali utilizzi impropri da parte di terzi dopo la pubblicazione.
- Il partecipante rinuncia a qualsiasi pretesa futura relativa all’uso autorizzato dei materiali.
8. Protezione dei dati personali
- I dati personali saranno trattati esclusivamente per finalità legate al progetto, inclusi aggiornamenti e comunicazioni informative.
- Scambieuropei ETS opera nel rispetto della normativa vigente in materia di protezione dei dati.
La sottoscrizione del presente documento attesta la presa visione, la comprensione e l’accettazione delle condizioni sopra descritte, nonché il consenso al trattamento dei dati personali secondo quanto indicato.