Informativa sul trattamento dei dati personali, immagini e video
Scambieuropei ETS Versione ottobre 2026
La presente informativa è resa ai sensi degli articoli 12 e 13 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e descrive le modalità con cui Scambieuropei ETS tratta i dati personali delle persone che partecipano ai progetti, eventi e attività organizzati o co-organizzati dall’Associazione. Per specifiche attività o progetti potranno essere fornite informative ulteriori o integrative qualora le finalità, le categorie di dati trattati, i destinatari o le modalità di trattamento siano differenti da quelle indicate nella presente informativa.
1. Titolare del trattamento
Il Titolare del trattamento è Scambieuropei ETS, Via Lanzarini 11, 40127 Bologna, C.F. 97249270154, P. IVA 06807410961, e-mail: [email protected].
Il Titolare determina le finalità e i mezzi del trattamento dei dati personali effettuato nell’ambito delle proprie attività.
2. Dati personali trattati
A seconda dell’attività o del progetto, Scambieuropei ETS può trattare dati personali quali:
- nome e cognome;
- data e luogo di nascita;
- nazionalità e/o paese di residenza;
- recapiti, quali indirizzo e-mail e numero di telefono;
- informazioni necessarie all’organizzazione e alla gestione del progetto o dell’attività;
- dati necessari per adempimenti amministrativi, assicurativi, logistici o di rendicontazione;
- fotografie, registrazioni video e audio nelle quali la persona risulti identificata o identificabile.
Ulteriori categorie di dati potranno essere raccolte quando necessarie per uno specifico progetto. In tali casi l’interessato riceverà le relative informazioni al momento della raccolta.
3. Finalità e basi giuridiche del trattamento
A. Gestione della partecipazione alle attività e ai progetti
I dati necessari alla candidatura, selezione, organizzazione, partecipazione, comunicazione con i partecipanti, logistica, assicurazione, eventuale ospitalità e gestione amministrativa del progetto sono trattati quando necessari all’esecuzione del rapporto instaurato con il partecipante o all’esecuzione di misure adottate su sua richiesta, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. b) GDPR. Alcuni trattamenti possono inoltre essere necessari per adempiere a obblighi di legge ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. c) GDPR.
B. Gestione, monitoraggio e rendicontazione dei progetti
Quando necessario, determinati dati possono essere trattati per la gestione, il monitoraggio, la documentazione e la rendicontazione dei progetti finanziati, sulla base del rapporto con il partecipante, degli obblighi derivanti dal progetto o del legittimo interesse dell’Associazione alla corretta realizzazione e documentazione delle proprie attività, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. b) e/o lett. f) GDPR, a seconda del trattamento effettuato.
La base giuridica concreta applicabile può variare in funzione del progetto e sarà specificata, ove necessario, nella relativa documentazione.
C. Fotografie, video e registrazioni audio
Durante eventi e attività possono essere realizzati materiali fotografici, video o audio. Quando una persona è direttamente identificata o identificabile e costituisce il soggetto della ripresa, l’utilizzo e la pubblicazione dei materiali avvengono, ove richiesto, sulla base del consenso dell’interessato ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. a) GDPR.
Il consenso può riguardare, in particolare:
- documentazione delle attività;
- disseminazione dei risultati dei progetti;
- comunicazione istituzionale;
- pubblicazione sui siti web dell’Associazione;
- pubblicazione sui social media;
- newsletter;
- materiali informativi o promozionali relativi alle attività associative;
- documentazione richiesta nell’ambito di programmi o progetti finanziati.
I materiali non saranno utilizzati per finalità commerciali estranee alle attività dell’Associazione. Il consenso può essere revocato in qualsiasi momento. La revoca non pregiudica la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.
Nelle fotografie o riprese di eventi pubblici, immagini panoramiche o scene collettive nelle quali la presenza del singolo individuo risulti meramente accessoria e la persona non costituisca il soggetto principale della ripresa, il trattamento sarà valutato sulla base delle circostanze concrete e della normativa applicabile.
4. Conferimento dei dati
Il conferimento dei dati necessari all’organizzazione e alla gestione del progetto o dell’attività è necessario quando tali informazioni sono indispensabili per consentire la partecipazione, adempiere agli obblighi amministrativi, organizzativi, assicurativi o di rendicontazione applicabili. Il mancato conferimento di tali dati può rendere impossibile la partecipazione all’attività o l’erogazione di determinati servizi connessi al progetto.
Il consenso all’utilizzo di fotografie, video o registrazioni audio per finalità di comunicazione e promozione è invece facoltativo, salvo che uno specifico utilizzo sia necessario per una diversa finalità legittima adeguatamente comunicata all’interessato.
5. Destinatari dei dati
I dati personali possono essere comunicati esclusivamente quando necessario per le finalità per cui sono stati raccolti. A seconda dello specifico progetto, possono essere destinatari dei dati:
- organizzazioni partner coinvolte nel progetto;
- enti finanziatori e autorità competenti;
- Agenzia Italiana per la Gioventù o altre Agenzie Nazionali competenti;
- Commissione europea e piattaforme utilizzate per la gestione e rendicontazione dei programmi europei, quando previsto;
- strutture ricettive;
- compagnie assicurative;
- fornitori di servizi necessari alla realizzazione del progetto;
- professionisti e soggetti che forniscono servizi amministrativi, informatici, di comunicazione o tecnici all’Associazione.
La comunicazione viene effettuata esclusivamente nei limiti necessari alla specifica finalità. I soggetti coinvolti tratteranno i dati in qualità di autonomi titolari, responsabili del trattamento o altri soggetti autorizzati, sulla base del ruolo concretamente assunto nel trattamento.
6. Organizzazioni partner
Nell’ambito dei progetti realizzati insieme ad altre organizzazioni, ciascun soggetto deve trattare i dati personali nel rispetto della normativa applicabile. Il ruolo privacy delle diverse organizzazioni viene determinato sulla base delle attività concretamente svolte e delle decisioni assunte rispetto alle finalità e ai mezzi del trattamento.
Non viene pertanto automaticamente attribuita a un’organizzazione una specifica qualifica privacy sulla sola base del suo ruolo progettuale, ad esempio “sending organisation” o “hosting organisation“.
7. Pubblicazione sui social media e altri canali
Fotografie, video e altri contenuti autorizzati possono essere pubblicati sui canali di Scambieuropei ETS, tra cui sito web, newsletter e social media, nonché utilizzati nei materiali di comunicazione e disseminazione relativi ai progetti.
L’Associazione si impegna a utilizzare materiali coerenti con le finalità per cui sono stati raccolti e nel rispetto della dignità delle persone rappresentate. Una volta che un contenuto viene legittimamente pubblicato online, esso può essere condiviso, copiato, indicizzato o ripubblicato da terzi attraverso funzionalità non direttamente controllabili da Scambieuropei ETS.
8. Revoca del consenso e richiesta di cancellazione
L’interessato può revocare in qualsiasi momento il consenso eventualmente prestato scrivendo a [email protected]. Può inoltre richiedere la cancellazione dei propri dati personali o dei materiali audiovisivi nei casi previsti dall’art. 17 GDPR.
Scambieuropei ETS provvederà alla richiesta senza ingiustificato ritardo, quando ne ricorrano i presupposti previsti dalla normativa.
9. Conservazione dei dati
I dati personali vengono conservati per un periodo non superiore a quello necessario al conseguimento delle finalità per cui sono stati raccolti, tenendo conto anche di eventuali obblighi di documentazione, rendicontazione, controllo o conservazione previsti dalla normativa o dagli enti finanziatori.
La documentazione relativa alla partecipazione ai progetti viene conservata per il periodo necessario a consentire eventuali verifiche, controlli o audit previsti dalla normativa o dalle condizioni del finanziamento applicabile.
Le fotografie, i video e gli altri materiali audiovisivi possono essere conservati per un periodo massimo di 10 anni dalla loro produzione quando utilizzati per finalità di documentazione, disseminazione e promozione delle attività dell’Associazione. Decorso tale periodo, i materiali contenenti dati personali saranno cancellati oppure anonimizzati, ad esempio rendendo non identificabili le persone rappresentate.
10. Diritti dell’interessato
Nei casi previsti dal GDPR, l’interessato può esercitare:
- diritto di accesso ai propri dati personali ai sensi dell’art. 15 GDPR;
- diritto di rettifica ai sensi dell’art. 16 GDPR;
- diritto alla cancellazione ai sensi dell’art. 17 GDPR;
- diritto alla limitazione del trattamento ai sensi dell’art. 18 GDPR;
- diritto a essere informato delle rettifiche, cancellazioni o limitazioni comunicate ai destinatari nei casi previsti dall’art. 19 GDPR;
- diritto alla portabilità dei dati ai sensi dell’art. 20 GDPR;
- diritto di opposizione ai sensi dell’art. 21 GDPR;
- diritto a non essere sottoposto a una decisione basata unicamente su un trattamento automatizzato che produca effetti giuridici o incida significativamente sulla propria persona, nei casi previsti dall’art. 22 GDPR;
- diritto di revocare in qualsiasi momento il consenso, quando il trattamento si basa sul consenso.
L’interessato ha inoltre diritto di proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali qualora ritenga che il trattamento dei propri dati violi la normativa vigente.
Le richieste possono essere rivolte direttamente al Titolare del trattamento all’indirizzo [email protected].
11. Minori
Quando le attività coinvolgono persone minorenni, le informazioni relative al trattamento dei dati saranno fornite con un linguaggio chiaro e comprensibile, tenendo conto dell’età degli interessati.
Quando il trattamento richiede il consenso del minore o di chi esercita la responsabilità genitoriale, questo sarà raccolto secondo quanto previsto dalla normativa applicabile e in relazione allo specifico trattamento effettuato.
12. Misure di protezione dei dati
Scambieuropei ETS adotta misure tecniche e organizzative adeguate a proteggere i dati personali trattati e applica i principi di protezione dei dati fin dalla progettazione e per impostazione predefinita, conformemente agli articoli 24 e 25 GDPR.
13. Aggiornamento dell’informativa
La presente informativa viene aggiornata quando intervengono modifiche rilevanti nelle finalità o modalità del trattamento, nei soggetti coinvolti, negli strumenti utilizzati oppure nella normativa applicabile. La versione aggiornata è resa disponibile sul sito web di Scambieuropei ETS.